Kiat Aman Menyimpan Dokumen Pribadi
Dalam kehidupan sehari-hari, banyak dokumen yang disimpan di lemari rumah. Mulai dokumen kelulusan sekolah, dokumen pribadi yang harus dibawa setiap hari sebagai identitas diri, atau dokumen kepemilikan aset, atau berbagai dokumen penting lainnya. Keberadaan dokumen tersebut sangat dibutuhkan sebagai bukti kepemilikan segala sesuatu yang menjadi milik kita, misalnya dokumen dalam bentuk sertifikat hak milik, dan berbagai jenis dokumen yang begitu banyak jenisnya. Dan terkadang terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, misalnya rumah yang sebelumnya tidak pernah kebanjiran, menjadi kebanjiran, yang mengakibatkan dokumen penting tersebut menjadi rusak. Oleh karena itu diperlukan kiat aman menyimpan dokumen pribadi, agar tidak terjadi kerusakan atas dokumen penting tersebut.
Banyak sekali dokumen, yang harus kita simpan, apalagi dokumen tersebut adalah merupakan aset penting yang dimiliki secara pribadi atau pun keluarga. Dan yang menjadi masalah, dokumen yang kita simpan tersebut sangat mudah rusah, karena bahannya yang juga mudah rusak karena terbuat dari kertas. Banyak faktor yang menyebabkan dokumen tersebut rusak, dan pada akhirnya kita harus mengurus lagi untuk mendapatkan dokumen salinan dari dinas atau kantor pemerintah yang mengeluarkan dokumen tersebut.
Oleh karena itu kita harus menyimpan dokumen tersebut dengan baik dan benar, karena untuk mendapatkan kembali dokumen yang sudah rusak, bahkan hilang harus dilakukan proses lagi yang tentunya membutuhkan waktu.
Terdapat dua metode merawat dan menyimpan dokumen, yaitu:
Sering sekali terdapat asumsi yang salah dalam merawat dokumen, yaitu dengan melakukan laminating, dengan harapan dokumen bisa menjadi aman, dan tahan lama. Dan pendapat ini salah, karena jika pada suatu saat dibutuhkan untuk mengecek keaslian dokumen, maka laminating tersebut harus dibuka dan hal ini akan membuat dokumen menjadi rusak, karena kertas dan plastik telah menempel dengan kuat.
Terdapat keuntungan menggunakan cara enkapsulasi dalam merawat dokumen, antara lain:
Banyak sekali dokumen, yang harus kita simpan, apalagi dokumen tersebut adalah merupakan aset penting yang dimiliki secara pribadi atau pun keluarga. Dan yang menjadi masalah, dokumen yang kita simpan tersebut sangat mudah rusah, karena bahannya yang juga mudah rusak karena terbuat dari kertas. Banyak faktor yang menyebabkan dokumen tersebut rusak, dan pada akhirnya kita harus mengurus lagi untuk mendapatkan dokumen salinan dari dinas atau kantor pemerintah yang mengeluarkan dokumen tersebut.
Oleh karena itu kita harus menyimpan dokumen tersebut dengan baik dan benar, karena untuk mendapatkan kembali dokumen yang sudah rusak, bahkan hilang harus dilakukan proses lagi yang tentunya membutuhkan waktu.
 |
| Sumber gambar: pixabay.com |
1. Cara Merawat Dokumen Keluarga
Sebagai salah satu dokumen yang sangat penting dan bisa dikatakan menjadi aset dalam hidup. Maka kita harus menyimpan dokumen dengan cara yang tepat. Sampai saat ini masih banyak yang menyimpan dokumen secara asal-asalan dan hanya meletakkan dengan sekedarnya saja, misalnya meletakkannya dalam plastik baru disimpan dalam lemari. Hal ini masih memiliki risiko, misalnya rusak atau dimakan rayap.Terdapat dua metode merawat dan menyimpan dokumen, yaitu:
- Menyimpan dokumen secara manual.
- Menyimpan dokumen secara digital.
- Memperbanyak dokumen. Cara ini menjadi cara yag paling mudah, dalam arti, anda bisa memfotocopynya untuk memperbanyak dokumen, misalnya minimal memfotocopi setiap dokumen sebanyak 10 lembar per dokumen. Sehingga saat membutuhkan dokumen tersebut, anda hanya membawa fotocopynya saja.
- Menyimpan dokumen dalam lemari. Cara ini menjadi cara yang paling umum, untuk menyimpan dalam lemari, sebelumnya anda bisa meletakkan dokumen dalam map dokumen (documen holder), sehingga memudahkan anda saat membutuhkan dokumen tersebut.
- Menyimpan dokumen dalam brankas. Biasanya brankas lebih banyak digunakan untuk menyimpan barang berharga, misalnya uang dan emas. Namun anda bisa menyimpan dokumen pada brankas. Selama ini brankas berguna untuk melindungi barang dan juga dokumen berharga dari bahaya pencurian dan juga kebakaran.
- Menyimpan dokumen dalam safe deposit box (SDB). Cara ini menjadi cara yang paling aman untuk menyimpan dokumen yaitu dengan menggunakan safe deposit box, untuk dapatmenggunakan safe deposit box ini anda bisa menyewanya di bank atau kantor pos. SDB ini sangat aman karena terbuat dari besi baja yang kuat dan juga dirancang khusus, sehingga tahan terhadap kebakaran, dan juga bongkaran paksa.
2. Cara Menyimpan Dokumen yang Aman dengan Enkapsulasi
Selain berbagai langkah menyimpan dokumen tersebut di atas terdapat cara yang paling ideal untuk menyimpan dokumen pribadi. Merujuk cara yang disampaikan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), terdapat cara ideal dalam menyimpan dokumen supaya aman dari bencana, misalnya terjadi bencana banjir, yaitu dengan metode enkapsulasi.Baca Juga:Enkapsulasi adalah cara merawat dokumen, polanya hampir sama dengan proses laminating, namun sebenarnya bukan, metode enkapsulasi adalah proses pelestarian dokumen dengan menggunakan dua plastik polyester transparan yang berfungsi untuk mengapit dokumen, kemudian direkatkan dengan double tape agar plastik menempel. Pelapisan ini sangat mudah karena hanya merekatkan bagian pinggiran plastik yang tidak menyentuh kertas atau dokumen, sehingga dokumen tetap terjaga.
Sering sekali terdapat asumsi yang salah dalam merawat dokumen, yaitu dengan melakukan laminating, dengan harapan dokumen bisa menjadi aman, dan tahan lama. Dan pendapat ini salah, karena jika pada suatu saat dibutuhkan untuk mengecek keaslian dokumen, maka laminating tersebut harus dibuka dan hal ini akan membuat dokumen menjadi rusak, karena kertas dan plastik telah menempel dengan kuat.
Terdapat keuntungan menggunakan cara enkapsulasi dalam merawat dokumen, antara lain:
- Dengan merawat dokumen secara enkapsulasi menjadikan dokumen lebih aman, karena bila terjadi bencana, arsip yang rusak bisa direstorasi.
- Hal ini yag membedakan dengan dokumen yang dilaminating, sehingga dokumen dengan laminating tidak bisa dibuka dan tidak bisa direstorasi.
- Enkapsulai hanya membutuhkan biaya yang murah dan mudah dilakukan.
- Pelayanan restorasi di Restorasi Arsip ANRI dibuka sepanjang tahun dan biayanya gratis.
- Metode merawat dokumen dengan enkapsulasi hanya membutuhkan peralatan sederhana, antara lain kertas polyster, dobel selotip, pemotong kertas dan juga penggaris.