Tips Mengelola Kualitas Biaya

Dalam perkembangan bisnis sebuah perusahaan yang semakin bertumbuh dan berkembang, banyak sekali hal yang harus diperhatikan, dari hal kecil dan sederhana sampai dengan hal besar yang berhubungan dengan pihak lain. Begitu pula dengan usaha baru yang mulai dirintis atau biasa disebut dengan “Startup”. Biasanya yang terjadi adalah membiarkan usaha yang dirintis ini asal jalan, sehingga yang terjadi usaha yang didirikan ini seperti bisnis yang ala kadarnya.

Dengan kata lain, mendirikan sebuah usaha yang berbasis laba maka tidak lepas dengan adanya harapan akan hasil yang nantinya akan semakin berkembang. Dari yang mulai berdiri dengan modal kecil sampai dengan perusahaan yang sudah tumbuh menjadi besar pasti mengharapkan perkembangan yang lebih dibanding pada saat perusahaan tersebut baru berdiri.

Terdapat hal penting yang harus disadari oleh manajemen sebuah usaha bahwa selain mengejar tumbuhnya usaha dan bisnis perusahaan, pebisnis itu pun harus memperhatikan adanya kualitas atas produk yang dihasilkan. Berbicara tentang kualitas berarti berbicara tentang pertaruhan nafas dan denyut nadi sebuah usaha, karena dengan adanya kualitas yang bagus atas produk yang dihasilkan akan terjadi repeat order atas produk yang dibeli konsumen. Kembali pada kualitas, fokus pada kualitas berarti harus fokus pada biaya yang timbul atas suatu produk. Karena yang terjadi, pada kebanyakan pebisnis, melakukan peningkatan kualitas berarti adanya peningkatan atas biaya.

Gambar Ilustrasi

Melihat gambaran di atas, maka "Bagaimanakah mengelola dan mengendalikan biaya yang timbul atas usaha khususnya bagi bisnis yang baru berjalan (Startup)?"

Kualitas

Fakta yang terjadi dalam kehidupan usaha sehari-hari adalah semakin meningkatnya kualitas atas suatu produk akan mengakibatkan meningkatnya laba perusahaan, hal ini disebabkan adanya kepuasan pelanggan yang menyebabkan terjadinya repeat order atas produk yang dihasilkan oleh produsen.

Hal ini sesuai dengan pendapat Roth dan Morse (1983; 54) yang menyatakan bahwa “Kualitas dan produktivitas merupakan senjata utama perusahaan dalam bersaing di lingkungan yang selalu berubah. Perhatian khusus pada kualitas didasarkan oleh kenyataan bahwa kualitas yang meningkat pada akhirnya akan meningkatkan laba perusahaan, karena peningkatan kualitas ini akan diringi oleh biaya yang terus menurun dan naiknya pangsa pasar”.

Masih menurut Roth dan Morse, disampaikan juga bahwa penurunan biaya tidak semata-mata hanya berupa pengurangan biaya produksi, namun juga pengurangan aktivitas-aktivitas berlebih tanpa mengorbankan kualitas yang dihasilkan. Dan peningkatan kualitas ini diyakini sebagai cara yang sangat efektif untuk meningkatkan pangsa pasar, dan perusahaan yang memilki keunggulan biaya serta pangsa pasar yang luas akan mampu memetik laba yang tinggi.

Pengendalian Biaya

Pada saat ini biaya yang muncul atas terjadinya suatu produk menjadi momok tersendiri bagi usaha yang baru didirikan. Apalagi bahan baku yang digunakan sebagai bahan dasar produk tersebut sangat rentan atas fluktuasi harga.

Yang terjadi pada sebagian besar produsen khususnya pada usaha mikro dan kebanyakan startup, dengan adanya kenaikan harga bahan baku, mereka tidak berani menaikkan harga jual mereka, namun yang terjadi saat ini adalah bersaing dengan harga yang murah, bukannya bersaing dengan kualitas yang terbaik. Hal inilah yang menyebabkan banyak usaha kecil, mikro dan startup akhirnya gulung tikar.

Melihat hal ini maka para entrepreneur ini setidaknya harus mengetahui dan membuka sudut pandang tentang biaya dan kualitas produk, sehingga mereka tidak terjebak pada tiga pusaran jebakan maut, yaitu biaya, harga jual dan kualitas produk. Sebenarnya kualitas sangat dipengaruhi harapan konsumen dan kesesuaian teknis (atas disain dan kinerja yang dihasilkan oleh suatu produk) dengan standar kualitas yang ditetapkan produsen.

Bagi para entrepreneur dan startup setidaknya mereka harus mengetahui cara dalam mengendalikan biaya, cara yang paling mudah adalah dengan memahami konsep “kualitas biaya” atau disebut juga dengan “Cost of Quality”,  sistem ini dipandang sebagai alat yang sesuai untuk mengelola dan mengendalikan aktivitas , khususnya dari sisi pengendalian biaya. Sistem ini berfungsi sebagai alat analisis untuk mengetahui saat, tempat dan jumlah dana yang telah dimanfaatkan serta kualitas hasil pelaksanaannya. Fungsi COQ yang lain adalah dapat digunakan juga sebagai alat untuk menyusun anggaran serta untuk memprediksi kebutuhan aktivitas peningkatan kualitas.

Sistem Kualitas Biaya

Kualitas biaya merupakan bagian dari sistem pengendalian manajemen, sehingga untuk mengukur kulitas dalam biaya dapat digunakan alat dan prosedur yang salah satunya adalah sistem kualitas biaya (COQ; Cost of Quality).

Menurut Tri Hendro Sigit Prakoso, (1999: 15), sistem COQ terbukti mampu digunakan sebagai alat yang dapat diandalkan untuk mengelola usaha-usaha peningkatan kualitas dalam perusahaan. Selain itu sistem ini mengukur biaya akibat kualitas yang buruk pada produk-produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan.

Pada awalnya sistem COQ ini dikembangkan pada tahun 1950-an yang digunakan sebagai alat untuk mengukur kualitas oleh J.M. Juran. Menurut Juran, quality costs adalah jumlah seluruh biaya yang muncul sebagai akibat tidak adanya program-program peningkatan kualitas dalam perusahaan.

Secara teori Cost of Quality ini memiliki beberapa komponen, namun beberapa komponen ini menurut saya memang agak sulit untuk diterapkan pada perusahaan-perusahaan yang mulai berdiri (startup) atau pun perusahaan dengan skala mikro dan kecil. Cost of Quality memang bisa diterapkan pada perusahaan kecil, dengan catatan manajemen perusahaan memang menginginkan adanya ketertiban secara ketat atas biaya yang muncul dan fokus pada kualitas. Menurut Campanella dan Corcoran, COQ memiliki beberapa komponen, antara lain:

1. Prevention Costs, costs ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, pelatihan, penyediaan pasokan, pengendalian kualitas dan aktivitas perbaikan, yang diharapkan dari sistem ini adalah agar beban ketiga jenis biaya kualitas menjadi berkurang. 
2. Appraisal costs, aktivitas ini berkaitan erat dengan inspeksi, pengujian, audit, pengumpulan data, dan pemberian sertifikasi kepada produk yang telah dihasilkan. 
3. Internal failure costs, biaya ini dimunculkan untu mengamankan konsumen dari produk cacat atau rusak, yang termasuk dalam biaya ini adalah biaya memperbaiki produk dan mendisain produk serta biaya untuk menurunkan grade mutu produk yang dijual. 
4. External failure costs, biaya ini terjadi saat konsumen menerima produk cacat atau rusak, sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan karena harus menerima complaint dari konsumen, pengembalian produk, penalti karena ketidaksesuaian mutu produk dengan standar serta biaya akibat penurunan penjualan secara drastis.

Berdasarkan beberapa referensi, sistem COQ ini mampu meningkatkan pendapatan bersih perusahaan karena sistem ini terbukti meningkatkan penjualan dari pelanggan yang selalu melalukan pembelian ulang (repeat customers),  pembeli baru, pelanggan yang berpindah dari produk lain dan pelanggan yang loyal, yang mau membayar harga produk lebih tinggi atas kenyamanan dan kepuasan yang dirasakan dari produk yang dibeli.

Kesimpulan

Meningkatkan kualitas produk sangat penting bagi sebuah usaha yang berfokus pada laba. Namun demikian bagi perusahaan yang baru mulai berdiri atau yang biasa disebut sebagai startup, biaya ini menjadi unsur yang sangat berpengaruh dalam proses penjualan produk yang dihasilkan. Sehingga perlu adanya pengetahuan tentang perlunya peningkatan kualitas, dengan mengetahui tentang pentingnya kualitas biaya diharapkan penjualan bisa meningkat, sehingga mereka tidak terfokus untuk menjual produknya dengan harga murah dengan mengabaikan kualitas, namun yang penting dengan meningkatkan kualitas maka harga akan terdongkrak mengikut kualitas produk yang dihasilkan.

Dengan digunakannya COQ, diharapkan sistem ini dapat digunakan untuk mengelola aktivitas peningkatan kualitas terutama dari sisi pengendalian biaya.  Dan pada akhirnya keberhasilan penggunaan sistem COQ ini ditentukan oleh penurunan biaya-biaya dalam jangka panjang serta dukungan dan komitmen manajemen terhadap peningkatan kualitas.

Bagikan Artikel ini